1. PDF-Erstellung - schnell und einfach 15

1.1 Das portable Dokument: die Einsatzmöglichkeiten von PDFs 16
Einsatzmöglichkeiten 16
Die Adobe Acrobat-Familie 17
Frei verfügbare Software zur Arbeit mit PDFs 18

1.2 Dynamische PDFs im Handumdrehen erzeugen 24
PDF Professionell 24
Jaws PDF Creator 26
eDocPrinter PDF Pro 33
Mehrere Dateien in einem Arbeitsschritt zum PDF 34
Ganze Webseiten als PDF-Datei archivieren 35
Bild aus der Zwischenablage als PDF speichern 37

1.3 PDF direkt in MS-Office erzeugen 38
Word-Dokumente als PDF mit dem PDFMaker erzeugen 39
PDFs erzeugen und direkt als Mail versenden 39
Konvertierungseinstellungen des PDFMaker 41
Wichtige Sicherheitsrichtlinien individuell festlegen 45
Formatierungen automatisch in Lesezeichen umwandeln 46
Kommentare und Textfelder richtig in PDF umwandeln 48
Seitenbereich für die PDF-Ausgabe festlegen 52
Alle Arbeitsblätter einer Excel-Datei in PDF konvertieren 54
PowerPoint-Dateien in PDF konvertieren 56

1.4 PDF und zurück - PDF in Office-Formate umwandeln 58
ScanSoft PDF Converter für Microsoft Word 58
PdfGrabber 59
Weitere Tools zur Zurückwandlung 61

1.5 PDF-Erzeugung aus StarOffice und Open Office 61

1.6 PDF direkt in Photoshop anlegen 63


2. Große PDF-Dokumente übersichtlich strukturieren 67

2.1 Dokumentseiten nachträglich ändern 68
Beschneiden der Seiten 68
Drehen einer Seite 70
Hinzufügen von Seiten 70
Einfügen eines Bildes als Seite 71
Ersetzen einer Seite 72
Löschen von Seiten 73
Entnehmen einer Seite 74

2.2 Erstellen und Anzeigen von Miniaturansichten 74
Einbetten und Entfernen von Miniaturseiten 75
Ändern der Seitenreihenfolge 76
Kopieren von Seiten 76
Hinzufügen von Seiten 77
Löschen von Seiten 77

2.3 Festlegen und Strukturieren von Lesezeichen 78
Anlegen von Lesezeichen 78
Bearbeiten der Lesezeichen-Eigenschaften 79
Strukturieren der Lesezeichen 81
Verwenden von Lesezeichen 82

2.4 Das Artikel-Werkzeug effektiv nutzen 82
Anlegen von Artikeln mit dem Artikel-Werkzeug 82
Anzeigen aller Artikel eines PDF-Dokuments 83
Bearbeitungsmöglichkeiten von Artikeln 84

2.5 Verknüpfungen innerhalb eines PDF-Dokuments 85
Anlegen von Verknüpfungen 85
Bearbeiten der Verknüpfung 86
Navigation über Schaltflächen 87
Navigationsleiste mit Rollover-Erfekten 89

2.6 Getrennte PDF-Dokumente miteinander verknüpfen 92

2.7 Links direkt ins Internet 94
Erstellen einer Webverknüpfung 94
Verknüpfen von Textschaltflächen mit Webseiten 95

2.8 Menübefehle für Anwender vorbereiten 97

2.9 Bearbeiten von Kopf- und Fußzeilen 98
Hinzufügen von Kopf- und Fußzeilen 98
Entfernen und Wiederherstellen von Kopf- und Fußzeilen 99


3. PDFs in Teams und Arbeitsgruppen einsetzen 101

3.1 Kommentare in ein PDF einfügen 102
Notizen in PDF-Dokumenten hinterlegen 102
Akustische Kommentare in PDFs integrieren 107

3.2 Den Dokumentstatus mit Stempeln festlegen 109
Stempel in PDF-Dokumenten platzieren 109
Eigene Stempel bereitstellen 110

3.3 Arbeiten mit Onlinekommentaren 110
Kommentare per E-Mail austauschen 111
Kommentare online erfassen 112
Kommentare mit Originaldokumenten synchronisieren 114

3.4 Kommentare im- und exportieren 114

3.5 Kommentare übersichtlich anzeigen 117
Alle Kommentare anzeigen 117
Kommentare bestimmter Benutzer anzeigen 117

3.6 PDF-Dokumente unterschreiben 118
Unterschreiben eines amtlichen Formulars 119
Unterschriften miteinander vergleichen 120

3.7 Unterschiede in Dokumenten finden 121

3.8 Dateianlagen in PDFs einbetten 121
Fremddateien als Anlage in PDFs einbetten 121
Wasserzeichen oder Hintergründe einfügen 122


4. Elektronische Formulare im PDF-Format erstellen und bearbeiten 125

4.1 Eine Formatvorlage mit MS-Word erstellen 126

4.2 Ein neues Formular anlegen 127
Formularfelder im PDF platzieren 128
Eigenschaften von Formularfeldern ändern 130
Die verschiedenen Formularfeldtypen 130
Formulare testen und bearbeiten 136

4.3 Tipps für die Formularerstellung 137
Mehrere Formularfelder in einem Schritt anlegen 137
Mehrere Felder gleichzeitig bearbeiten 139
Feldeigenschaften als neue Standardwerte verwenden 139
Tab-Reihenfolge der Felder festlegen 139
Liste aller Formularfelder anzeigen 141

4.4 Automatische Formatierung 142
Zahlenformate einstellen 142
Mit Prozentangaben formatieren 143
Datums- und Zeitformate einstellen 144
Zeitformate 145
Spezielle Formate 145
Benutzerdefinierte Formate 146

4.5 Plausibilitötsprüfung und Berechnungsfunktionen 149
Automalische Feldwertberechnung 149
Automatische Datumsanzeige 150
Validierung: Überprüfung der Feldinhalte 153
Automatische Erstellung des Durchschlags 154

4.6 Seitenvorlagen verwenden 155
Ein Formular als Vorlage speichern 155
Eine Seitenvorlage verwenden 156

4.7 Formularfelder im- und exportieren 157
Bestehendes Word-Formular nach PDF konvertieren 157
Formulardaten im- und exportieren 158

4.8 Fertige Formulare aus dem Internet 158


5. Internetfunktionen und Media-Clips in PDF-Dokumente integrieren 101

5.1 PDF-Dokumente online anzeigen 162
Acrobat-Controls im Webbrowser 162
PDFs aus dem Web lokal abspeichern 164

5.2 Browser für die PDF-Anzeige konfigurieren 164

5.3 Formularinhalte online verschicken 166
Versenden von Formularen per E-Mail 166

5.4 HTML- und PDF-Dokumente kombinieren 167
PDF-Links in HTML-Dokumente einbauen 167
Steuerung der PDF-Darstellung über HTML 168

5.5 Video und Sound in PDF-Dokumente einbetten 170
MP3-Musikdateien in PDF integrieren 171
Arbeiten mit dem Movie-Werkzeug 176
Filme abspielen und wieder anhalten 178
Alle Movie-Eigenschaften im Überblick 181

5.6 Onlinefilm in ein Internet-PDF einbauen 186
Mehrere Mediendateien in PDF einbetten 187

5.7 Ganze Websites mit Web Capture konvertieren 188
Web Capture-Grundeinstellungen festlegen 190
Web Capture in der praktischen Anwendung 191
Optimierung, wenn das Ergebnis noch nicht überzeugt 192


6. Stapelverarbeitung und intelligente PDFs mit Acrobat JavaScript 197

6.1 Bestimmte Arbeitsabläufe einfach automatisieren 198
Erzeugen einer neuen Stapelsequenz 198
Bearbeiten einer Stapelsequenz 201
Ausführen einer Stapelsequenz 201

6.2 Grundlegende Techniken mit Acrobat JavaScript 202
Einfache Befehle mit der JavaScript-Konsole 202
Feldbezogene JavaScripts 206
Dokumentbezogene JavaScripts 209
Dokumentvorgänge festlegen 210
Seiten bezogene JavaScripts 211
Alle JavaScripts bearbeiten 211
Abwärtskompatibilität von JavaScript 212
Einschränkungen von JavaScript im Acrobat Reader 212
JavaScript in externen Dateien 212

6.3 Spezielle Aufgaben von Acrobat JavaScript 213
Interaktion: Fragen und Antworten im PDF 213
Validierung: Überprüfen, ob Formularinhalte komplett sind 214
Das aktuelle Datum automatisch in ein Feld eintragen 215
Listeneinträge mit JavaScript dynamisch erzeugen 215

6.4 Nützliche Acrobat JavaScript-Module im Einsatz 216
So legen Sie einen Menüeintrag für neue PDF-Dokumente an 216
Arbeiten mit der Acrobat JavaScript-Toolbox 216
Acrobat JavaScript-Module für die Stapelverarbeitung 217
Die JavaScript-Beispiele von der Adobe-Website kopieren 217
Skripten für die Stapelverarbeitung bearbeiten 217

6.5 Fehleranalysen mit dem Debugger durchführen 219
JavaScript Schritt für Schritt durchlaufen 220
Variableninhalte ansehen und überwachen 221
Breakpoints: Anhaltepunkte festlegen 223


7. Formulardaten in Datenbanken übertragen, verwalten und auswerten 225

7.1 PDF-Formulardaten in eine lokale Datenbank übertragen 226
Anlegen einer neuen Access-Datenbank 226
Einrichten einer ODBC-Datenquelle 228
PDF-Daten aus einer Access-Datenbank ziehen 230
Änderungen in die Datenbank übertragen 232

7.2 PDF-Formulardaten in eine Webdatenbank übertragen 234
Eine Tabelle in einer MySQL-Datenbank anlegen 235
Datenaustausch zwischen Formular und Datenbank via PHP 239
Dynamische Inhalte aus einer Webdatenbank einbinden 243
Wichtige Tipps für die Praxis 247


8. Papiervorlagen mit dem Scanner erfassen und direkt als PDF ausgeben 249

8.1 Scannen von Vorlagen 250
Scannen als Bild 250
Einstellungen in Acrobat 250
Einstellungen im Scanprogramm 252

8.2 Vorgaben beim Einscannen von Textvorlagen 254

8.3 Texterkennung mit Paper Capture 255
Schnellerkennung 255
Erkennung mit Fehlerkorrektur 257

8.4 Erweiterte Möglichkeiten mit Acrobat Capture 260
Perfekter Workflow: Texterkennung am Fließband 260
Professionelles Dokumentmanagement mit Acrobat Capture 261

8.5 Scannen der Texte mit OmniPage 261


9. Dokumente übersichtlich katalogisieren und geschickt Verschlagworten 265

9.1 Durchsuchen eines PDF-Dokuments 266
Der Suchvorgang 266
Suchoptionen 267

9.2 Arbeiten mit mehreren Dokumenten 269
Suche in mehreren Dokumenten 269
Erweiterte Suchoptionen 272
Arbeiten mit Booleschen Operatoren 274
Auswählen und Hinzufügen von Indizes 278
Modifizieren der Grundeinstellungen 280
Betrachten der Suchergebnisse 281
Erweitern des Suchendialogs 283
Weitere Suchmöglichkeiten im Überblick 286
Suchen im Web 288

9.3 Erstellen von Indizes mit Catalog 288
Vorbereitung der Dokumente 289
Generieren des Index 289
Strukturierung des Index 291
Aktualisieren eines Index 292


10. PDFs mit dem Acrobat Distiller für verschiedene Zwecke optimieren 295

10.1 Optimale Vorbereitung des Distiller 296
Die besten Einsatzgebiete für den Distiller 296
Einsetzen des Distiller als Anwendung oder als Druckertreiber 297

10.2 Setzen der korrekten Distiller-Einstellungen 298
Warnungen beim Starten des Distiller 299
Ausgabeoptionen 299
Protokolldateien 300
Erstellen abwärtskompatibler Dokumente 300
Weitere Dateioptionen 302
Ändern der Eigenschaften der Distiller-Anwendung 303

10.3 PDF-Qualitätsmerkmale im Überblick 306
PDFs für den Einsatz im Web 307
PDFs für die Bildschirmanzeige 313
PDFs für den Ausdruck 314
PDFs als Vorlage zur Belichtung 316
PDF/X-3 und PDF/X-1a 318

10.4 Der Distiller-Drucker im Praxiseinsatz 318
Einstellungen für den Adobe PDF-Drucker 318
Erstellen einer PDF-Datei mit dem Adobe PDF-Drucker 322
Ändern der Eigenschaften des Distiller-Druckers 323

10.5 Erzeugen von PDF-Dateien mit dem Distiller 323
Generieren einer PostScript-Datei 324
Konvertieren der PostScript-Dateien als PDF 326

10.6 Arbeiten mit unterschiedlichen Schrifttypen 327
Über PostScript, TrueType und andere Fonts 327
Einbetten der Schriften in PDF-Dokumente 329
Spezielle Einstellungen zu Schriften 331
Lizenzprobleme bei der Weitergabe von Schriften 332

10.7 Zentrale PDF-Erstellung im Netzwerk 332
Alles unter Kontrolle mit überwachten Ordnern 332
Erzeugen von PDF-Dokumenten im Netzwerk 336
Der Acrobat Distiller Server 337

10.8 Aufgedeckt: die geheimen Distiller-Tricks 338
Verkleinern der Dateigröße einer PDF-Datei 338
Optimieren einer PDF-Datei 339
Wenn die Grafiken im PDF pixelig sind 341


11. Acrobat in der Druckvorstufe und der professionellen Medienproduktion 345

11.1 PDF für den Einsatz in der Druckvorstufe 346

11.2 Anforderungen für professionelles Publizieren 347
Anforderungen an die Bilddateien 347
Anforderungen an die Layoutdatei 349

11.3 Vorbereitung eines PDFs für die Belichtung 350
Vorbereitung der Abbildungen mit Photoshop 350
Erzeugen eines Layouts mit Microsoft Publisher 352
Die richtigen Parameter für den Druck 354
Erzeugen einer Druckvorlage mit dem Distiller 357

11.4 Erzeugen von PDF/X-3-Dateien 363
PDF/X-Optionen 363
Erstellen einer PDF-Datei im PDF/X-3-Format 365
Entfernen von PDF/X-Informationen 366
Der Unterschied von PDF/X-1a zu PDF/X-3 368

11.5 Überprüfen der Dateien mit Preflight 368
Preflight-Prüfung 369
Profile für die Überprüfung 370
Fehleranzeige im Dokument 376
Automatische Dokumentation der Prüfergebnisse 377
Speichern einer PDF-Datei im PDF/X-Format 378

11.6 Exkurs: Grundlagen der Druckvorstufe 380
Druckvorschau und Proof 380
Anzeige und Ausgabe von Farbauszügen 383
Transparenz-Reduzierung 386
Überfüllung und Überdrucken 388
Grob- und Feindaten mit OPI 389

11.7 Prüfen von PDF-Dateien mit PitStop Professional 389
Bearbeiten von Objekten 390
Prüfen von PDF-Dokumenten 391


12. Elektronische Bücher für unterwegs, für Desktop und Handheld 393

12.1 Anzeigen von eBooks im Adobe Reader 394
Installation des eBook-Zusatzmoduls 394
Einrichten eines eBook-Kontos 395
Kaufen eines eBook 396
Ausleihen eines eBook 397
Lesen eines eBook 398
Verwalten von eBooks 399

12.2 Wie Sie eBooks einfach selbst erstellen 401
Schnelle Texterfassung mit MS-Word 401
Gestaltungsrichtlinien für das digitale Buch 402
Über die Vor- und Nachteile von eBooks 405
Spezielle Formate für eBooks 406

12.3 Der Vertrieb von eBooks über das Internet 407

12.4 eBook Reader für Handhelds 408
Aktivieren des Handhelds für eBooks 408
Senden eines eBook an ein Handheld 408
Lesen von eBooks auf Handhelds 409
Reader für Handhelds 409


13. PDFs vor neugierigen Blicken und unerlaubter Nutzung schützen 411

13.1 Verschlüsselungstechniken in der Übersicht 412
Konventionelle Verschlüsselung 412
Public-Key-Verschlüsselung 412

13.2 PDF-Dokumente mit digitaler Unterschrift 413
Was sind digitale Unterschriften? 413
Festlegen des Standard-Unterschrift-Handlers 415
Ein Benutzerzertifikat mit Windows-Zertifikatsicherheit anlegen 417
Ein Zertifikat mit Standard-Zertifikatsicherheit anlegen 421
Digitale Unterschriften erstellen und überprüfen 425
Eigenschaften von digitalen Unterschriften anzeigen 427
Löschen und Leeren von Unterschriften 428
Änderungen an Dokumenten nachverfolgen 428
Kennwort ändern 428

13.3 Verwalten von Benutzerzertifikaten 433
Eigene Zertifikate in Datei exportieren 433
Eigene Zertifikate per E-Mail versenden 434
Benutzerzertifikate importieren 434
Import von Benutzerzertifikaten aus Unterschriften 437

13.4 PDF-Dokumente mit Passwortschutz versehen 438
Schützen Sie Ihr PDF-Dokument mit einem Benutzerkennwort 438
Schutz durch Zertifikate 439
Berechtigungen für PDF-Dokumente ändern 440

13.5 Rechtsverbindlichkeit digitaler Signaturen 440

13.6 Effektiver Schutz vor Viren und Plug-ins 441
Schutz vor Viren 441
Schutz vor externen Programmen und Dateianlagen 442
Schutz vor Plug-ins 443


14. Adobe Reader 6 - Highlights und nützliche Tipps 445

14.1 PDF-Dokumente im Adobe Reader 446
Die Adobe Reader-Oberfläche 446
Öffnen eines PDF-Dokuments 447
Ansichtsgrößen 449

14.2 Effektive Arbeitstechniken mit PDF-Dokumenten 450
Schnelle Navigationsmöglichkeiten in Dokumenten 451
Erweiterte Suchmöglichkeiten in Dokumenten 452
Abrufen wichtiger Informationen eines Dokuments 454
Anpassen und Optimieren individueller Grundeinstellungen 456
Lesen von Kommentaren in ein Dokument 460
Nützliche Tipps zum Ausfüllen von PDF-Formularen 462
Nutzen der automatischen Updatefunktion 463

14.3 Bedarfsgerechtes Ausdrucken von PDF-Dokumenten 465
Drucken von PDF-Dokumenten 465
Erweiterte Druckereinstellungen 466
Drucken von Teilen einer Seite 467
Ausdrucken von Dokumenten inklusive Kommentaren 470
Web-Printing: Drucken von PDFs mit PrintMe 470


Stichwortverzeichnis 473