1. Word - Dokumente gestalten, Expertentipps und konkrete Lösungen 17

1.1 Professioneller Schriftverkehr und Corporate Identity 18
Gestaltung einer neuen Briefvorlage 19
Aus der Briefvorlage ein Faxpapier generieren 26
Vorlagen durch AutoText-Einträge komfortabler gestalten 27
Umschlagetiketten beschriften 34
Serienbriefe erstellen und drucken 39
Exkurs: Was sind Feldfunktionen? 55

1.2 Direktes Formatieren von Texten und Dokumenten 63
Festlegen des Seitenlayouts und des Papierformats 63
Kopf- und Fußzeilen definieren 67
Absätze formatieren 71
Texte mit Aufzählungen und Nummerierungen übersichtlich gestalten 81
Rahmen und Schattierungen 84
Schriftformatierungen zuweisen 86
Typografische Schmuckelemente einsetzen 94
Textfelder zur freien Positionierung von Texten und anderen Elementen nutzen 97

1.3 Tabellen erzeugen, bearbeiten und formatieren 112
Eine Tabelle erzeugen: Drei Möglichkeiten 112
Die Tabelle frei auf der Seite platzieren 114
In der Tabelle navigieren und Tabellenteile markieren 116
Tabellen bearbeiten und formatieren 117

1.4 Dokumente abspeichern und sinnvoll organisieren 122
Ändern des vorgegebenen Speicherorts 123
Sicherungskopien von Word-Dokumenten erstellen 123
Die automatische Sicherung von Dokumentinhalten 124

1.5 Dokumente anderen Nutzern zur Verfügung stellen 125
Auf die Angabe des richtigen Dateityps kommt es an 125
Individuelle Schriftarten direkt mitliefern 125
Dokumente mit Schreib- und Kennwortschutz versehen 126

1.6 Dokumente drucken, faxen oder via Mail senden 128
Dokumente drucken - Die prinzipielle Vorgehensweise 128
Word-Dokumente professionell drucken lassen 131
Dokumente aus Word heraus faxen 140
Word-Dokumente direkt mailen 140

1.7 Effizienter arbeiten mit Format- und Dokumentvorlagen 142
Was ist eine Formatvorlage? 142
Fertige Formatvorlagen einsetzen 143
Benutzte Formate abrufen 145
Integrierte Formatvorlagen ändern 146
Eigene Formatvorlagen erstellen 148
Eine Formatvorlage wieder löschen 154
Arbeiten mit Dokumentvorlagen 154
Erstellen von eigenen Dokumentvorlagen 162

1.8 Interaktive Formulare für alle Einsatzzwecke 168
Automatisiertes Rechnungsformular erstellen 169
Vorgedruckte Formulare in Word umsetzen 182
Formulare in Webseiten veröffentlichen 184

1.9 Mit langen Dokumenten arbeiten 190
Die Suche nach bestimmten Textstellen 190
Arbeiten mit Textmarken 201
Besondere Hinweise als Fuß- oder Endnoten einfügen 202
Arbeiten mit Gliederungen, Zentral- und Unterdokumenten 209
Inhalts- und sonstige Verzeichnisse erstellen 220
Stichwörter festlegen und als Index ausgeben 228
Abbildungen Speicherplatz sparend einbinden 234

1.10 Methoden für die Textprüfung 239
Spezielle Textabschnitte kommentieren 240
Die Überarbeitenfunktion einsetzen 242
Texte auf Rechtschreibfehler und Grammatik überprüfen 249

1.11 Routineaufgaben mit Word-Makros automatisieren 257
Benutzerdefinierte Schaltflächen für Dokumentvorlagen erstellen 257
Ein Makro in ein Menü aufnehmen 261
Ein Makro über eine Tastenkombination einfügen 262


2. Excel - kalkulieren, organisieren und Daten analysieren 263

2.1 Tipps und Tricks im Umgang mit Tabellen 266
Auf- und Verteilung von Zeilen und Spalten 266
Umfangreiche Tabellen effektiver überarbeiten 275
Tabellen gliedern, um Informationen herauszufiltern 287
Methoden, Daten zu sortieren und zu filtern 291

2.2 Anwenden arithmetischer Grundfunktionen 294
Rechenoperatoren, Grundrechenarten und Vergleichsoperatoren 294
Rangfolge der Operatoren bei Rechenoperationen 297
Mit Matrixformeln ganze Bereiche berechnen 298
Möglichkeiten relativer und absoluter Zellbezüge 303
Formeln in andere Zellen kopieren 306
Beziehungen zwischen Zellen und Formeln darstellen 310

2.3 Tabellenerstellung, Formeldefinition und Formatierung 314
Neue Excel-Vorlagen anlegen und sichern 314
Formeln für bestimmte Berechnungen definieren 324
Tabellen ansprechend und übersichtlich gestalten 329

2.4 Zahlenformate, bedingte Formatierungen und Zellschutz 334
Arbeiten mit integrierten und individuellen Zahlenformaten 334
Zellen durch besondere Formatierungen hervorheben 346
Mehr Datensicherheit durch Zellschutz 354

2.5 Zahlen in einem Diagramm grafisch darstellen 359
Diagramme mit dem Assistenten erstellen 359
Benutzerdefinierte Diagrammtypen im Überblick 372

2.6 Import und Export unterschiedlicher Datentypen 376
Umgang mit unterschiedlichen Datenformaten 377
Textdateien in eine Tabelle importieren 387
Daten aus Datenbanken importieren 393

2.7 Formeln und Funktionen für einfache Berechnungen 395
Syntax und Aufbau einfacher Funktionen 396
Logische Funktionen als Grundlagen vieler Tabellen 407
Entwicklung einer Arbeitszeitabrechnung 419

2.8 Formeln und Funktionen für finanzmathematische Berechnungen 421
Finanzmathematische Funktionen im Überblick 421
Die Barwertberechnung 424
Der Endwert einer Investition 428
Der Zinssatz einer Investition 429
Der Zahlungszeitraum 432
Die Annuitätenberechnung 434
Die Abschreibungsberechnung 438

2.9 Analysieren: Statistik, Matrix- und Textfunktionen 440
Statistikfunktionen im Einsatz 441
Matrixfunktionen im Einsatz 469

2.10 Datenbestände mit Pivot-Tabellen auswerten 481
Das verbirgt sich hinter einer Pivot-Tabelle 481
Pivot-Tabellen mit dem Assistenten erzeugen 483
Anzeige der Daten individuell verändern 488

2.11 Zielwertsuche mit Solver und Szenario-Manager 496
Ein Kriterium für eine Ergebnisberechnung festlegen 497
Mehrere Kriterien für eine Ergebnisberechnung festlegen 504
Vergleichen und Beurteilen mit dem Szenario-Manager 514

2.12 Mit Makros die Programmbedienung optimieren 526
Makros im praktischen Einsatz 526


3. Outlook - Personal Information Manager und E-Mail-Client 539

3.1 Outlook starten - Grundeinstellungen sinnvoll anpassen 540
Outlook als Standard-Mail-Client für E-Mails einrichten 541
Automatische Onlinezugriffe unterbinden 542

3.2 Neue E-Mail-Konten erstellen und verwalten 545
Anlegen einer T-Online-DFÜ-Netzwerkverbindung 546
Neues E-Mail-Konto für POP3 einrichten 549
Weiteres E-Mail-Konto für HTTP-Mail einrichten 553
E-Mail-Konto für IMAP einrichten und verwalten 555
Sicherheitsrelevante Einstellungen für E-Mail-Konten 556

3.3 E-Mails schreiben, versenden und empfangen 558
Neue E-Mail mit dem Nachrichtenformular erstellen 559
Format für aus- und eingehende Mails festlegen 561
E-Mails als anonyme Blindkopie verschicken 563
E-Mails direkt aus dem Kontakteordner heraus erstellen 564
Besonderes Briefpapier für E-Mails nutzen 567
Dokumente und Bilder als E-Mail-Anhang mitschicken 569
Outlook-Elemente an E-Mail-Nachrichten anhängen 572
Komplette Webseiten als E-Mail verschicken 573
Sicherheitsrelevante Einstellungen für Dateianhänge 575
Komfortabler E-Mail-Versand via Verteilerlisten 577
Personalisierte Rundbriefe per E-Mail verschicken 579
Unterschiedliche Ansichtsmodi einsetzen 583
E-Mails an andere Personen weiterleiten 586

3.4 Spamlocker - Keine Chance für Werbemails 588
Effektiver Schutz vor lästigen Werbemails 588
Neue Antispam-Funktionen in Outlook 2003 589

3.5 Signaturen und elektronische Visitenkarten 591
Persönliche Signatur erstellen und formatieren 591
Elektronische Visitenkarten als Signatur verwenden 593

3.6 Organisieren, suchen, archivieren und sichern 595
Methoden, nicht auffindbare E-Mails wiederzufinden 595
Erweiterte Suchfunktionen: Nach Kategorien suchen 598
Eingehende E-Mails automatisch in Ordner leiten 599
E-Mail-Bäume: E-Mails in Gruppen zusammenfassen 603
E-Mail in mehreren Suchordnern zur Verfügung stellen 606
Die Archivierung aller Outlook-Ordner gezielt einstellen 609
Nur bestimmte Daten in einer PST-Datei sichern 612
Komfortable Datensicherung mit dem pfbackup-Add-In 614
Bei Datenverlust auf das Outlook-Archiv zurückgreifen 616

3.7 Kontakte erfassen, pflegen und organisieren 618
Einen neuen Kontakt erfassen und kategorisieren 619
Kontakte nach Nachnamen sortieren 622
Kontakte für den schnellen Zugriff auf dem Desktop ablegen 623
Spezielle Details für einen Kontakt erfassen 624
Arbeiten mit unterschiedlichen Adresskartenansichten 626
Kontakte über eine Telefonanlage anrufen 629
Adressen direkt an ein Word-Dokument übergeben 632
Adressbestände aus anderen Anwendungen importieren 635

3.8 Effiziente Zeitplanung und Aufgaben zuweisen 639
Essenzielle Arbeitsweise des Outlook-Kalenders 640
Termin mit mehreren Kalenderansichten leichter koordinieren 645
Neue Termine und Ereignisse in die Tagesansicht eintragen 647
Termine verschieben, kopieren oder löschen 649
Kalender im HTML-Format speichern oder online stellen 652
Feiertage dem Bundesland entsprechend anpassen 654
Schnelle Erstellung einer ganzjährigen Geburtstagsliste 656
Wöchentliche Meetings als Serientermin anlegen 657
Aufgaben sinnvoll einsetzen 658

3.9 Besprechung mit mehreren Teilnehmern planen 661
Besprechungen planen und verwalten 661
Arbeiten mit dem Abwesenheits-Assistenten 664
Projekte im Meeting-Workspace organisieren 666

3.10 Arbeitsanalysen mithilfe des Journals 668
Art der Protokollierung von Journaleinträgen festlegen 669
Telefonanrufe manuell in das Journal eintragen 670
Journaleinträge nach bestimmten Kriterien bearbeiten 672

3.11 Notizen als ultrakompakte Merkzettel nutzen 673
Notizen anlegen, speichern und weiterleiten 674
Notizen wie ein Post-it auf den Desktop kleben 677
Einfache Notizen in einen Kalendereintrag umwandeln 678

3.12 Verschiedene Druckoptionen im Blickpunkt 680
E-Mail-Nachrichten und Anlagen drucken 680
Drucken von Kontakten und Adressen 682
Möglichkeiten beim Druck von Kalendern 685
Seiten für eine Terminplanung ausdrucken 687

3.13 Anpassen und erweitern der Standardformulare 689
Ein neues Formularfeld für den Kontakteordner anlegen 689
Neue Formulare mit dem Formulargenerator 693

3.14 Outlook für mehrere Benutzer konfigurieren 694
Einrichten eines neuen Outlook-Benutzerprofils 694
Neue Verzeichnisse und Adressbücher hinzufügen 696
Outlook-Profile und persönliche Ordner vor unbefugtem Zugriff schützen 697

3.15 Mit Outlook Web Access überall erreichbar 698
Mit Outlook Web Access Mails abrufen 699
Troubleshooting bei Verbindungsproblemen mit Outlook Web Access 700


4. PowerPoint - Planen und erstellen einer Präsentation 703

4.1 Die Planung einer PowerPoint-Präsentation 704
Definition von Zielgruppe und zu vermittelnder Botschaft 705
Genauer Aktionsplan der zu erreichenden Ziele 706
Inhalte definieren - Erstellen eines Storyboards 706

4.2 Am Anfang der Präsentation - Die Gliederung 707
Die grundsätzliche Vorgehensweise 709
Die Gliederung in Word vorbereiten 710

4.3 Entwurfsvorlagen, Layoutvorlagen und Master 713
Vorgegebene Folienlayouts anpassen 713
Entwurfsvorlagen auf die Präsentation anwenden 715
Passende Farben für eine Präsentation 716
Farbschema einer Präsentation ändern 717
Der Master - Basis des Präsentationsdesigns 719
Typische Probleme bei der Arbeit mit Mastern 724

4.4 Die Folien der Präsentation individuell bearbeiten 724
Texte und andere Elemente einfügen 725
Objekte und Folien geschickt animieren 726
Frei angeordneter Text in AutoFormen und Textfeldern 731
Tabellen in eine Folie einfügen 732
Grafische Elemente in die Folie einfügen 734
Zeichnen einfacher AutoFormen 735
Grafische Texte mit WordArt erstellen 738
WordArt-Effekte individuell bearbeiten 741
Fertige ClipArts und Bitmap-Grafiken nutzen 742
Wichtige Hinweise für den Import externer Illustrationen 745
Möglichkeiten zum Einfügen externer Grafiken 746
Grafikbearbeitung direkt in PowerPoint 748
Interaktive Fotoshows für die Ausgabe am Bildschirm 751
Perfekte Folienübergänge schaffen 754

4.5 Eine interaktive Kunstgalerie erstellen 755
Besonderheiten bei interaktiven Systemen 755
Benutzerführung und Bedienoberfläche 756
Ein detaillierter Plan vom projektierten Medium 757
Generieren einer neuen Vorlagendatei 758
Die Titelfolie im vorbereiteten Layout 759
Folien der einzelnen Abteilungen hinzufügen 761
Navigationselemente der Titelfolie testen 761
Optisch pfiffig und gleichzeitig funktional 762
Interaktivität für die Titelfolie 764
Die Navigation für die Inhaltsfolien 765
Fertig stellen der zweiten Hierarchieebene 766
Die einzelnen Kunstwerke auf Hierarchieebene drei 767
Den Katalog für die Verteilung vorbereiten 771
Pack & Go für die Programmunabhängigkeit 772

4.6 Zahlenmaterial und Sachverhalte überzeugend visualisieren 774
Einsatz von Säulen-, Balken-, Linien- und Flächendiagrammen 774
Die Bestandteile eines Diagramms 775
Tipps und Tricks für die Gestaltung von Diagrammen 776
Zahlen vergleichen: Vertikales Säulendiagramm 778
Zahlen vergleichen: Horizontales Balkendiagramm 779
Entwicklungen veranschaulichen: Liniendiagramme 779
Entwicklungen veranschaulichen: Flächendiagramme 780
Teile vom Ganzen darstellen: Kreis- und Ringdiagramme 780
Rubriken in Form von Achsen: Netzdiagramme 781
Verschiedenartige Informationen veranschaulichen: Verbunddiagramme 782
Gestapelte Säulendiagramme 782
Diagramme in PowerPoint erstellen und bearbeiten 783

4.7 Zahlenmaterial gekonnt präsentieren 784
Monatliche Zugriffsstatistik einer Website 784
Verteilung von Studierenden nach Studienrichtung 788
Benchmarktest verschiedener PC-Komplettsysteme auf einen Blick 795
Sachverhalte visualisieren mit Schaubildern 798

4.8 Arbeiten mit Animationen und Videos 807
Videos in PowerPoint-Präsentationen einfügen 807
Videos in eine PowerPoint-Präsentation einfügen 808
Audiodateien in eine Präsentation einbinden 808
Audio-CD-Titel in einer Präsentation abspielen 810
Externe Audiodateien in PowerPoint importieren 810
Eine WAV-Datei über mehrere Folien hinweg abspielen 811

4.9 PowerPoint-Präsentationen für das Internet 811
Voraussetzung für die Veröffentlichung im Web 811
Eine Website aus einer PowerPoint-Präsentation erstellen 812
Veröffentlichen einer neuen Webpräsentation 817


5. Access - Von der Tabelle zur komplexen Datenbank 819

5.1 Die essenzielle Arbeitsweise von Access 820
Daten in einer Tabelle bearbeiten 823
Arbeiten mit Datenbankformularen 826
Speichern von Access-Datenbanken 828

5.2 Sortieren, suchen und finden in großen Datenmengen 829
Gezielt nach Daten suchen 829
Tabellen nach Kriterien sortieren 831
Anzeige auf bestimmte Kriterien beschränken 833
Komplexe Filter und Sortierungen speichern 840

5.3 Methoden zur Erstellung einer neuen Datenbank 841
Arbeiten mit einer Datenbankvorlage 842
Planen einer neuen Datenbank 845
Festlegen der Tabellen- und Felddatentypen 847
Formulare zur Dateneingabe erstellen 856
Neue Felder in der Datenbank 866
Überprüfung von Eingaben 870
Nur bestimmte Wörter als Eingabe zulassen 872
Daten mehrerer Tabellen miteinander verknüpfen 875
Auswahl mehrerer Optionen als Listenfeld 880
Datensätze mit Bildern komplettieren 882

5.4 Formblätter und Berichte 885
Erstellen eines Berichts mit dem Assistenten 886
Automatisch generierten Bericht nachbearbeiten 888
Erstellen eines Berichts in der Entwurfsansicht 891
Export der Berichte als Dokument 893

5.5 Spezielle Abfragetechniken 896
Berechnungen in Datenbanken durchführen 897
Berechnungen in Formularen durchführen 899
Auswahllisten mit Abfragen erstellen 900
Anwenden einer Inkonsistenzsuche 903
Duplikate mit dem Assistenten finden 907


6. Gemeinsame Arbeitsweisen aller Office-Anwendungen 909

6.1 Office-Datenaustauschverfahren im Blickpunkt 910
Dateien importieren und exportieren 911
Arbeiten mit dynamischen Verknüpfungen 913
Arbeiten mit verknüpften und eingebetteten Objekten 914

6.2 Smart Documents - Mit XML Word und Excel anpassen 918
Aufgabenbereiche in Word und Excel individuell erweitern 918

6.3 Texte, Tabellen und Bilder für das Web trimmen 919
Word-Texte als Webseiten speichern 920
Excel-Tabellen schnell ins Web bringen 923
Dokumente und Bilder mit der Picture Library verwalten 926

6.4 Dokumente mit Excel-Objekten verknüpfen 932
Access-Abfragen in Excel auswerten 933
Eine Kalkulationstabelle im Word-Dokument 935

6.5 Word-Daten in Excel-Tabellen einbinden 938
Eine Word-Beschreibung für eine Kalkulation 938
Textdaten für eine Kalkulation übernehmen 945

6.6 Office-Objekte für eine PowerPoint-Präsentation 949
Zusammenstellen einer Produktpräsentation 950


Stichwortverzeichnis 957